Gestión documental y programas para trabajar en la nube

Empresas y espacios donde la implantación de la gestión documental resulta irrenunciable

Introducir las rutinas de un sistema de gestión documental digital en una empresa tiene premio. El trofeo no es otro que el ahorro económico que se produce sobre los procesos que sustituyen y mejoras en la rapidez y en la eficacia de las gestiones documentales.

Sin embargo, como cualquier mejora implementada sin experiencia previa en una organización empresarial, la gestión documental necesita de un recorrido, de un tiempo, para demostrar sus beneficios. Se trata de una inversión más o menos costosa que empieza a reducir los gastos de gestión y eleva el ROI sólo a medio plazo. No estamos hablando de herramientas como los software de gestión documental, los programas informáticos ayudan sin duda en la gestión documental de cualquier empresa, pero lo verdaderamente importante reside en establecer un sistema de gestión documental con unos flujos de trabajo determinados y conocidos por todos los trabajadores en la estructura empresarial.

Convencer a los responsables de compras de una empresa del valor de financiar un programa de gestión documental con beneficios que no resultan inmediatos puede ser una tarea ardua. Pero no imposible.

Saber de esos beneficios, o, mejor aún, que se necesita, ya es un primer paso. En este artículo, queremos ir un paso más allá, nunca mejor dicho, queremos demostrar en qué campos y en qué sectores concretos los gestores no se pueden permitir especular si adaptar o no la gestión documental.

Hablamos de actividades en las que la gestión documental digital es una cosa de obligado cumplimiento. Renunciar a ella, viene a ser, en esos casos, como pararse, o peor, como caminar hacia atrás.

La gestión documental constituye por tanto una actividad que han de implantar organizaciones y en situaciones como éstas:

– Empresas que procesan grandes volúmenes de documentos y realizan continuos procesos de autorización. La promesa de ahorro en estos casos es real. Sólo hay que tirar de calculadora para sacar las cuentas de los beneficios.

La gestión documental permite que se establezcan protocolos y procesos de autorización estándard por parte de un directivo o de un trabajador de cualificación superior. Un sistema bien implantado puede convertir estos procesos de verificación en cuasi automáticos. Reduciendo tiempos y gastos por movilidad perfectamente entendibles.

– Empresas con departamentos de contabilidad que manejan grandes volúmenes de facturas (y no tan grandes). Recibir y tramitar un centenar de facturas físicas al día, por ejemplo, supone una inversión de tiempo de 300 minutos, a tres minutos por documento. O lo que es lo mismo, cinco horas con dedicación exclusiva de un trabajador y sin descanso. Una jornada laboral reducida. Con la tramitación digital, el tiempo se reduce a una hora, o menos.

¿Por qué?. Pues porque no hay que comparar las facturas, porque no hay que levantarse del puesto de trabajo para guardarlas en archivadores. Con un buen programa de gestión documental de facturas se invierte unos 30 segundos por cada documento, aún teniendo en cuenta que un diez por ciento de las facturas pueda necesitar de una atención especial.

En todo caso, el ahorro de horas puede ser realmente importante para la carga de trabajo de un departamento de contabilidad. Algo que tiene un lado aún más positivo, tiene la capacidad de liberar tiempo y trabajadores para otras funciones necesarias. Así de simple.

– Empresas que dedican mucho tiempo y recursos a la preparación de ofertas de ventas. Las ofertas de las ventas son responsabilidad del departamento comercial en coordinación con los niveles de dirección. Es habitual que las ofertas se revisen, sobre todo, cuando los negocios echan a andar o se producen cambios en las estrategias comerciales.

Lo habitual es que los planteamientos se hagan con plantillas de Word o específicas de la organización. Aún así, el proceso de verificación y comprobación de cada oferta puede prolongarse durante unos quince o veinte minutos. Y resulta, casi por definición, un a tarea repetitiva y harto tediosa a la que hay que prestar mucha atención para no cometer errores. Cuando las versiones de las ofertas se multiplican, también lo hacen las opciones para caer en desagradables fallos de interpretación de la información.

Con el uso de programas de gestión documental esos procesos se automatizan y el tiempo de entrega de los formatos requeridos con la información simplificada que puedan manejar los departamentos se reduce y queda bajo mínimos. Se trata de una simplificación de tiempos que puede hacer volver a la fuerza laboral que la aplica sobre otros procesos olvidados más creativos y mucho más positivos y funcionales. Simple.