Software de gestión documental online, ¿cómo funcionan?

En el mundo de la empresa cada gestión que se realiza está basada en un documento. Ello provoca que diariamente se tenga que trabajar con multitud de documentos, que tradicionalmente han estado en soporte papel, y que generan una ingente cantidad de trabajo. La gestión documental viene a aportar una solución a este problema. Utilizar aplicaciones informáticas para esta gestión consigue que prácticamente desaparezca el papel, pudiendo realizar las mismas operaciones pero de forma más automatizada.

En este documento de la Cámara de Comercio de Madrid se sintetiza muy claramente la utilidad de la gestión documental y cómo se estructura todo el proceso, desde el papel a la digitalización en el que se explican conceptos como los programas OCR para el reconocimiento de textos u otros aspectos relacionados con la gestión documental como son la firma electrónica.

La gestión documental aporta una reducción importante de costes: del propio papel, del gasto en impresión de documentos, del coste de almacenamiento y del tiempo del personal que se encarga de realizar estas tareas. La gestión documental afecta a todas las áreas de la empresa, por lo que es muy importante decidir qué programa de este tipo se adapta mejor a cada negocio.

¿Qué es el software de gestión documental?

Básicamente los programas de gestión documental son un tipo especial de bases de datos; su gran peculiaridad reside en que no se almacenan registros, sino documentos electrónicos generados en los sistemas informáticos y de imágenes digitales producidas a través del escaneado de documentos en papel. La misión de este tipo de software es administrar este flujo de documentos de forma que se consiga una mayor optimización del almacenamiento de la información, de la búsqueda de documentos y de la posterior recuperación de los documentos almacenados. En ocasiones, los departamentos de informática suelen utilizar las bases de datos tradicionales para el archivo y manejo de esta información, pero este sistema presenta una serie de limitaciones cuando se trata de gestión documental, por lo que se hace necesario instalar un software específico para este tipo de tareas.

Para poder instalar un sistema completo de gestión documental se requiere, además del software correspondiente, una serie de elementos hardware. Toda la información ha de quedar digitalizada, por lo que se hace imprescindible contar con un dispositivo de digitalización adecuado al volumen de información que se genera en la empresa. En el mercado existen multitud de escáneres de diferentes tamaños. También es necesario almacenar todos los archivos en un servidor dedicado. El tamaño de los archivos digitalizados suele ser bastante grande, por lo que este servidor deberá tener capacidad suficiente. Además, hay que tener en cuenta que todos los usuarios se conectarán a él para consultar o modificar la información almacenada, por lo que deberá tener suficiente capacidad de proceso.

¿Para qué se utiliza este software?

Además de la sustitución de los documentos en papel por un soporte digitalizado, la gestión documental tiene utilidad para todos los departamentos de la empresa. Junto al proceso de digitalización, este software se encarga de indexar la información que se va incorporando al sistema. Cada documento está referenciado de forma que permite acceder a él de forma rápida cuando se necesite. También los aspectos relacionados con la seguridad se ven mejorados con esta implantación. La definición de sistemas de accesos a la información mediante permisos a usuarios establecidos en distintos niveles, garantiza que la información es accesible únicamente por aquellos que tienen autorización para visualizarla y gestionarla. La información confidencial, un activo muy importante dentro de la empresa, está garantizada frente a robos y pérdidas involuntarias.

Si además se realiza una integración del software de gestión documental con el de gestión de la empresa, este sistema de trabajo supondrá una ayuda imprescindible en todos los departamentos, el  software de gestión R2 Docuo por ejemplo se puede personalizar conforme a las necesidades de cada usuario,  permite detallar los procedimientos de trabajo de cada departamento para facilitar los procesos de facturación, contabilidad, almacén, distribución, compras y ventas. Con la sincronización de este tipo de programas en la empresa en la nube, se puede manejar la misma información, evitando así duplicidad documental y consiguiendo una mayor efectividad en los procesos. La implantación de un sistema de gestión documental por tanto afecta también a los sistemas de trabajo de la propia empresa, es muy necesaria una definición previa de los flujos de trabajos para mejorar la efectividad y productividad de la empresa apoyada en el software de gestión documental. Con frecuencia estos flujos están definidos y solamente requieren de una adaptación al nuevo sistema. Cuanto mayor sea la integración de los sistemas, mayor será la efectividad de la gestión documental y por tanto, mayor el ahorro en costes.

Hasta ahora hemos definido qué es un sistema de gestión documental y los programas o software utilizados en su implementación, pero ¿qué ocurriría si en caso de catástrofe nos quedáramos sin poder acceder a la información digitalizada?, eso dará para otro artículo en este blog, por el momento os recomiendo este artículo de Montse García sobre gestión de riesgos en la gestión documental, es interesante ver que la documentación, digitalizada o no, debe disponer de un backup seguro para poder acceder a ella en caso de eventualidad